fbpx

Эффективное совещание – три ключевых фактора

Эффективное совещание

 

Коммуникация является неотъемлемой частью нашей жизни. Особенно это актуально в деловой сфере, если вам приходится вести переговоры, проводить эффективное совещание, делать презентации и прочее.

В этой теме мы пройдемся по ряду факторов, которые оказывают влияние на эффективность совещаний и митингов. При этом выделим три наиболее важных факторов, которые оказывают ключевое влияние на эффективность подобных мероприятий.
Вообще, раз уж мы коснулись этой темы, нужно отметить, что существует много факторов, которые необходимо учитывать для проведения эффективных и продуктивных мероприятий, совещаний и митингов. К таким факторам смело можно отнести следующие: цель мероприятия, участие “правильных людей”, наличие плана (повестки), временные ограничения, удобное место и время, подведение итогов, экспертизу участников, заметки во время встречи и другие.

Все же, цель этой статьи – выделить три ключевых фактора успешного мероприятия: будь это эффективное совещание, митинг или собрание. В этой статье мы рассмотрим основные факторы, и в итоге выделим всего три наиболее важных, ключевых фактора для эффективных и продуктивных совещаний, да и мероприятий в целом.

🎯 Цель.
Как насчет совещания без четко сформулированной цели?
Теоретически возможно. Если вы руководитель, то скорее всего вам удастся собрать сотрудников на данное мероприятие. Но зачем это вам!? Да и вопросы такие как: “А зачем мы здесь собрались?” скорее всего будут исходить из уст ваших сотрудников и ставить вас в не самое удобное положение. Мероприятие без четко сформулированной цели, в лучшем случае, вызовет ухмылку на лицах присутствующих.
Итак, цель – это первое с чего нужно начать. Задайте себе вопрос, а какова цель данного мероприятия? Если у вас нет точного ответа, то лучше воздержаться от его проведения.
Одним из примеров цели может быть решение проблемы или сбор обратной связи.
Резюме: Цель – это ключевой фактор. Если нет четко определенной цели, значит “нет” мероприятию.

🧑‍🤝‍🧑 Правильные люди.
Вряд ли можно рассчитывать на продуктивную дискуссию, пригласив людей, не имеющих ни малейшего отношения к вопросу или проблеме, о которой, собственно, и будет речь на совещании. Поэтому приглашать на совещание желательно людей, которые непосредственно заинтересованы в обсуждаемом вопросе. Конечно, и у этой рекомендации могут быть исключения, но в целом этот фактор необходимо учитывать. Более того, люди, не имеющие отношения к этому вопросу, будут просто тратить свое время, а в худшем случае могут создавать непродуктивный шум, задавая бессмысленные вопросы.

Резюме: даже если аудитория подобрана не совсем оптимально, но ключевые люди присутствуют, с большой вероятностью встреча пройдет продуктивно, несмотря на описанные выше риски.

✔️ План (повестка дня).
Наличие цели — это замечательно. Самое время создать план для встречи или, другими словами, продумать шаги для достижения цели (пример: как решить проблему). Один из ключевых моментов, который необходимо отразить в плане, это продумать каким образом достичь общего понимание вопроса между всеми участниками совещания. Кроме того, в хорошем плане должны быть отражены и шаги, необходимые для решения вопроса, их плюсы и минусы, а также потенциальные результаты. В идеале, план совещания должен быть заранее разослан всем потенциальным участникам, чтобы они могли ознакомиться с ключевыми пунктами и сформулировать свою позицию до начала митинга.

Резюме: План является ключевым фактором для продуктивной встречи. Наличие только одной цели без какой-либо повестки дня может привести к проблемам. Есть риск запутаться и потерять нить рассуждения, упустить что-то важное, да и вообще, не иметь четкого понимания, как пробудить интерес присутствующих к обсуждаемой теме.

🕐 Ограничение по времени.
Время – деньги, и вы, наверняка, слышали это высказывание. Это абсолютно верно для любых мероприятий, в том числе совещаний и митингов. Во-первых, когда вы приглашаете кого-то на мероприятие, вы должны понимать, что вы претендуете на время людей, которое они, вероятно бы, потратили на какие-то другие задачи (возможно, более важные). Поэтому важно приглашать правильных людей, чтобы они не просто просиживали на совещании, а могли внести свой вклад или, хотя бы, принять участие в обсуждении. Во-вторых, когда люди осознают, что продолжительность встречи ограничена по времени, они будут пытаться выражать свои мысли более точно, без лишних деталей.

Резюме: ограничение мероприятия по времени является действительно важным фактором, но это не ключевой момент, отсутствие которого ведет к непродуктивной встрече.

🏢 Правильное место и время.
Хорошим тоном является планирование встреч в оптимальное время, когда будут доступны правильные люди. Однако, если вопрос требует немедленного решения и не терпит отлагательства, тогда встреча должна состояться, независимо от того, находитесь ли вы в переговорной комнате или открытом офисном пространстве (или, черт возьми, шутка 🙂).

Резюме: правильное место и время действительно важны, поскольку посещаемость аудитории очень зависит от этого, но это не может служить причиной для отмены встречи в экстренных случаях …

📝 Итог (резюме).
Я посещал и продолжаю посещать различные мероприятия, включая совещания, митинги, и продолжаю замечать, что даже опытные менеджеры довольно часто совершают ошибку, которую можно назвать “отсутствие итога”. Даже если встреча была проведена должным образом, необходимо подвести итоги встречи, чтобы убедиться, что все участники “на одной волне” относительно вопросов, озвученных в совещании. В идеале, итог или резюме встречи должно содержать пункты, направленные на определенные действия и делегированные определенным людям, которые будут отвечать за их выполнение. Суть итога сводится к тому, чтобы решать вопросы, озвученные на совещании и не допускать ситуации из басни Крылова “А воз и ныне там”.
Резюме: Итог – ключевой фактор.

🎓 Тематическая экспертиза участников.
Встреча будет более продуктивной, если в ней примут участие эксперты. Это в общем фактор здравого смысла, приглашать на встречу, так называемых, правильных людей, которые могли бы внести активный вклад и помочь найти эффективный способ решения вопроса.

Резюме: конечно, желательно иметь на встрече людей с экспертизой, но так будет не всегда, да и ключевым фактором успеха это назвать нельзя. Например, лицо, принимающие окончательное решение, которое приглашено на совещание, может полагаться на вашу экспертизу в конкретном вопросе. Кроме того, возможно, что в вашей организации нет экспертов в отдельно взятой области и вы являетесь единственным, кто хоть что-то в этом понимает (или понимает хорошо). В любом случае, организатору мероприятия необходимо сделать все возможное, чтобы участники понимали цель вопроса хотя бы на самом базовом уровне.

📋 Заметки во время встречи.
Желательно вести заметки прямо на встрече, чтобы ничего не упустить. Однако, при наличии четкого итога, роль этой деятельности, хоть и несет определённую ценность, но не является ключевой.
Резюме: хороший тон, но не более.

Конечно, есть и другие факторы, которые не упоминаются в этом материале. В рамках этой темы мы рассмотрели только основные факторы которые помогут организовать эффективное совещание.

Итак, давайте подведем итоги и выделим три ключевых фактора для продуктивной и эффективной встречи.
1️⃣ Цель (что я пытаюсь решить / достичь)
2️⃣ План (введение в вопрос и предложение по решению)
3️⃣ Итог (заключение в виде пунктов, направленных на действия по решению вопроса, озвученного на мероприятии)

конфликт на работе

Это не самая приятная ситуация, но по факту, в том или ином виде такое случается с большинством из нас. Ошибаться свойственно всем без исключений, в том числе и талантливым руководителям, а конфликт в том или ином виде это неотъемлемая часть нашей жизни. В этом статье мы не будем обсуждать ситуацию конфликты на работе являются нормой и бос изо дня в день терроризирует подчиненных и оказывает давление на работе. Такая ситуация не здоровая и тут особо нечего добавить… В этой статье речь пройдет про ситуационный сценарий, когда ваш начальник наказал вас за ошибку, к которой вы по-хорошему не имеете отношения.

Давайте представим рабочее собрание или встречу, где присутствуете вы и ваш руководитель. И вот в какой-то момент ваш шеф начинает вас неожиданно отчитывать за “грехи” которых вы не совершали.

Как реагировать в такой ситуации?

  1. Самое главное сохранять спокойствие, хоть это и нелегко когда тебя отчитывают, да еще и не по существу.
  2. Постарайтесь, абстрагироваться от критики и создать образ где вы принимаете замечания которые вам адресованы, вежливо повторяя суть некоторых, но не всех замечаний направленных в ваш адрес (Да, я согласен, “такой-то поступок” не является правильным). Это необходимо, для избежания обострения этой ситуации.

На следующий день или через пару дней после такой ситуации (не кладите этот вопрос в долгий ящик, поскольку этот вопрос рискует потерять актуальность) встретьтесь со своим руководителем лично. Объясните, что вы хотели бы обсудить ситуацию, которая имела место на собрании, когда вас упомянули в контексте следующих проблем. Продолжайте, и сообщите что вы, предполагаете, что некоторые детали могут быть неизвестны руководителю, и объясняете свое видение ситуации. Во время объяснения своего виденья, важно сфокусироваться на обсуждении самой проблемы (а не человека – вашего руководителя, вероятно не владеющего полной картиной) и сослаться на факты, которые помогут подтвердить несостоятельность обвинений в ваш адрес в контексте упомянутой проблемы. Также ненавязчиво упомяните, что на собрании вы держались спокойно, так как вы цените своего руководителя и не хотели создавать дополнительный шум или каким-то образом поставить своего руководителя в неловкое положение.

В большинстве случаев такое откровенное обсуждение с глазу на глаз, при наличии фактов подтверждающих вашу позицию (невиновность), а также тот факт, что вы сохраняли самообладание на собрании и не раскручивали ситуацию,  скорее всего откликнется позитивно.  Ситуация нормализуется, а ваш руководитель может проникнуться еще большим уважение к вам.

А может просто стоит “забить” и отпустить эту ситуацию?

Допустимо, но только если это не вызвало у вас бурю негодования. Однако имейте в виду, что если аналогичная ситуация повторится снова, то на сей раз выбора нет, кроме как поговорить с руководителем лично. Иначе, отчитав вас за надуманные “проступки” раз, два и более, существует  реальный риск создания некой связи, где упоминая проблему, руководитель невольно может вспоминать про вас в негативном ключе… Скорее всего это не то что вы бы хотели если заинтересованы в этой работе и здоровых отношениях с руководителем.

Я искренне надеюсь, что в вашей жизни и карьере  поменьше подобных ситуаций, но если это произойдет, теперь у вас есть представление о том, как действовать.

Помните, что все люди делают ошибки, и руководители, вполне возможно и очень талантливые не являются исключением.

Если коротко: да!

Скрам Мастер — это менеджер. Основной аргумент, в пользу того, что Скрам Мастер это менеджер сводится к тому, что от Скрам Мастера ожидается решение различных проблем и препятствий, с которыми сталкивается Скрам Команда.

Если утверждать обратное, что Скрам Мастер не является менеджером,  то в таком случаи, было бы неразумно ожидать от рядового сотрудника, пускай и называющегося неким “мастером” решения проблем и устранения препятствий. Не так ли? Поэтому, правильно рассматривать Скрам Мастера как руководящую должность, наделенную достаточными полномочиями для решения большинства оперативных задач. И, к счастью, в большинстве случаев, именно так и происходит.  Скрам Мастером становится сотрудник с полномочиями менеджера, способный решать широкий спектр оперативных задач.

Обсудим природу вопроса …
Основная причина, почему возникает вопрос “А является ли Скрам Мастер менеджером?” происходит из-за того что роли Скрам Мастера отводится функция фасилитатора (дирижера команды) где, решения прорабатываются и принимаются в разрезе всей Скрам Команды, а не отдельно взятого лица. В традиционном представлении о менеджере, у большинства появляется картинка руководителя который, как правило, директивно и практически всегда единолично принимает все решения. В этом нюансе и кроется основная природа вопроса.

В гибкой среде (Agile), традиционный подход управления не являться оптимальным и соответственно не поощряется. Сама гибкая среда с ее ценностями и принципами сводит к минимуму атрибуты дефективного управления. В гибкой среде менеджер, далее Скрам Мастер является помощником или слугой в почетном смысле этих слов. Скрам Мастер ориентируется на такие постулаты как “помогай своим примером” и действует из лучших побуждений на благо организации и команды. И только в очень непростом, скорее исключительном случае допустимо, чтобы Скрам Мастер, принимал решения не исходя из командной динамики, а директивно на основании полномочий которыми наделен.  Именно поэтому, существует много не однозначных интерпретаций считать ли Скрам Мастера менеджером или нет.

Итак, давайте подведем итог…
Скрам Мастер – это менеджерская роль!
Тем не менее, в гибкой среде ожидается, что менеджер в роли Скрам Мастера будет вести себя принципиально по другому примеряв на себя роль фасилитатора,  помощника и слуги в почетном смысле этого слово.  Скрам Мастер действует из лучших побуждений на благо организации и команды.

× Shopping Cart

Your cart is empty.

Будьте первыми!

Эксклюзивный доступ к материалам и спец предложениям.